Оформление отношений с волонтерами в некоммерческой организации

Добрый день, уважаемые коллеги! Может ли кто-нибудь подсказать, какими документами оформить в бухгалтерском учете следующие операции: НКО существует на пожертвования от физических лиц, уставная деятельность организации-организация паломнических поездок. Для этих поездок существует круг экскурсоводов, которые на безвозмездной основе осуществляют функции руководителя группы в поездке как местного значения, так и длительных-по России и заграницей. В поездке они несут определенные расходы по проживанию, питанию, оплате связи, которую мы им компенсируем. А также совершают оплаты за группу (экскурсии, входы в музеи, проживание и питание - те расходы, которые невозможно было сделать заранее по расчетному счету). По прибытии экскурсоводы пишут подробный отчет о проведении поездки и прикладывают отчетные документы. Как правильно оформить все документы? Вроде все просто, но уже голова кипит!! Прошу компетентных советов!